Működési leírás

Referenciaszolgálat 1.1

Zárt, bizalmon és felelősségen alapuló rendszer, ahol a tagok egy közösen elfogadott és karbantartott szabályrendszer alapján új tagokat tudnak a rendszerbe behozni, ellenőrizhetők a referenciáik, egymással kommunikálni tudnak, lehetőség van tapasztalatcserére, értékelni tudják egy kiválasztott tag szerepét, felelősségérzetét.

Fontos szempont, hogy a bejelentkezett tag név szerint csak az általa behozott tagokat látja teljes körűen. Ez később gyarapodhat azokkal a tagokkal, akikkel kapcsolatban került és a másik fél beállított neki olyan láthatósági profilt, amely által láthatja a nevét vagy más adatait.

Biztosítani kell tehát, hogy a láthatóság megfelelően működjön. Ezt úgy lehet elérni, hogy a tag profilt tud csinálni, amely során meg tudja mondani, hogy milyen adatok láthatók róla; ezt meg tudja tenni általánosságban illetve konkrét taghoz is, ilyenkor ez a profil csak ahhoz a taghoz tartozik, az itt felsorolt adatkörök csak számára lesznek érvényesek. Tag kereséskor, levél küldésekor, apróhirdetés feladáskor, fórum használatakor alapesetben csak a tag
felhasználói neve látható, kivéve ha nincs a taghoz speciális profil készítve vagy ha az általános profilban ezt nem engedélyezte. A tag szabályozni tudja, hogy milyen adatokat enged megjeleníteni a többi tag számára.

Új tag úgy tud belépni, hogy szükség van egy belső tagra, aki felelősséget vállal a belépőért.

Az új tag ezenkívül megfelelőség vizsgálaton esik át. Belépéskor a tagnak el kell tárolni a személyes adatait, megkapja a belépéshez szükséges adatokat (felhasználói név + jelszó) és meg kell adnia az általa preferált tevékenységeket, amelyek a többi tag tevékenységi hierarchiájában lesznek eltárolva.

Ez után a belépési folyamat vége után a tag elkezdheti a rendszer használatát. Az első 3 hónap során ún. „próbaidős” tagságot kap, ideiglenes belépési azonosítóval ill. korlátozott jogokkal.
A rendszer használata során a következő lehetőségei vannak: kommunikáció más taggal/tagokkal, konfliktuskezelés, más tag értékelése, tapasztalatcsere, ellenőrzés a tanítványa (általa behozott tag) felett, láthatóság kezelése.

Fontos a szerepe van annak a tagnak, aki egy másik tagot behoz a rendszerbe. Neki felelősséget kell vállalnia az általa behozott tag tevékenységei felett, ő a mentori szerepet tölti be (ezért fontos, hogy megbízható tagot léptessen be). Konfliktushelyzet esetén vagy bármilyen 2 tag közötti probléma esetén, ha nem sikerül kompromisszumot találni, először a mentoruknak kell megpróbálni egyességre jutni. A mentornak lehetősége van, hogy figyelemmel kísérje a tanítványa tevékenységeit.
Végső esetben – ha nem hallgat a tanácsaira – „leveheti a kezét” az általa behozott tagról, vagyis jelzi, hogy nem ő a mentora többé. Szöveges indoklást kell ebben az esetben mellékelni. Mentor nélküli tag tevékenységi köre szűkebb, mint egy normál tagnak.

Kommunikáció más taggal/tagokkal

A rendszer egyik legfontosabb részfunkciója hatékony kommunikációs lehetőség biztosítása a tagok között. Itt tudnak a tagok ismeretséget kötni, véleményt cserélni, új ismeretekre szert tenni. Többféle kommunikációs forma képzelhető el:

a) fórumszerű – hierarchikusan rendezett témák szerint lehet hozzászólni az adott témához, új témát is lehet nyitni, lehetőséget kell biztosítani, hogy innét levelet lehessen küldeni a fórum egy másik használójához

b) apróhirdetés – többféle témában (ezeket előre meg kell határozni) lehet apróhirdetést feladni (pl. eladó autó, programozó keresése, stb.) lehet jelentkezni a hirdetésre, amely egy levélküldésnek felel meg

c) postaláda – a beérkezett ill. az elküldött levelek tárolására szolgál; a keresések által az esetek többségében több embert lehet megtalálni, ezeket egyszerre ill. külön-külön is meg lehet szólítani (ugyanazt a levelet több embernek elküldeni)

Tapasztalatok

A tagoknak lehetőségük lesz különböző témákban megszerzett tapasztalataiknak a leírására, megosztására másik tagok számára. A tapasztalat cikkek keresését egy hierarchikus témabeosztás segíti, amely alá a tapasztalatok elhelyezhetők.

Minden tag kap a rendszerbe belépéskor meghatározott mennyiségű pontot, amelyet a már rögzített tapasztalatok olvasására költhet. A pontot úgy szerezhet, hogy valamely témában ő is leírja a tapasztalatát, s ha ezt valamelyik más tag megnéz, akkor ezután ő pontot kap. Ez a körforgás biztosítja, hogy az itt lévő tudásbázis állandóan gyarapodik. Minden leírást értékelni lehet (tetszett – nem tetszett), s ez az értékelés látható lesz a cikk mellett. Látható még, hogy idáig mennyien olvasták a cikket ill. a cikk mekkora terjedelmű. Ezek a cikkhez tartozó tulajdonságok segítik tagot, hogy olyan cikket válasszon ki, amely számára hasznos ill. a rossz tapasztalatok idővel kirostálódnak.

A cikkekben leírt tapasztalatok tartalmáért a tag felel. A rendszer zártsága (kívülről, nem tag személy nem férhet hozzá) és a tagok megismerhetősége (belépéskor meg kellett adnia a személyes adatait, amelyek igazságtartalmát egy belső és a külső referenciaszemély is garantálja) biztosítja, hogy leírta anyagok a valóságot tükrözik. A zárt rendszer miatt a tapasztalat cikkeket a „nagyközönség” nem látja, hanem csak a rendszer általános működési szabályrendszerét elfogadott tagok.

Láthatósági profil

1. Alaphelyzetben a tagok egymásról csak kevés adatot tudhatnak (fórumnév, település, szakterületük), ez biztosítja számukra a védelmet. Kétfajta profilt definiálhatnak maguknak:

·        általános
Ez minden tag számára automatikusan létrejön és minden tagnak rendelkezni kell legalább egy ilyen profillal. Ez egy alapértéknek tekinthető, ha nincs definiálva speciális profil valamely tag számra, akkor az ebben meghatározott adatkörök láthatók a tag adatlapján a többi tag számára.

·        speciális
A tagnak lehetősége van egy kiválasztott tag számára speciális profil létrehozására, s ilyenkor ha az a tag böngészik a tagok között, akkor róla az itt meghatározott adatköröket látja, ez felülírja az általános profilban lévő definíciót. (pl. ha a másik tag kér róla pontosabb információkat – szeretné őt üzlettársnak, de nem tud dönteni, mert kevés róla az információja, akkor csak neki megmutathatja például az üzleteit –, akkor azt itt megmutathatja)

A következő adatköröket lehet szabályozni a profil segítségével: teljes név, teljes cím, elérhetőségek(telefonszám, email cím), óradíj, üzletek, konfliktusok, értékelés

2. A láthatósággal kapcsolatban a tag szabályozni tudja azt is, hogy ő milyen tagoknak jelenjen meg a listában (A fenti szabályozásnál azt tudja megmondani, hogy neki milyen adatai jelenjenek meg a másik tag számára, de neki legalább a fórumneve megjelenik, míg itt azt tudja szabályozni, hogy meg se jelenjen a neve a meghatározott tulajdonságú embereknek). A feltétel, amely szabályozza, hogy kinek látható a tag az, hogy a másik tag milyen régóta van benne a rendszerben. Definiálni kell használati idő csoportokat, amelyeket a tag ki tud választani és csak azoknak a tagoknak a listájában szerepel az ő neve, akik a meghatározott ideje vagy régebb óta működnek a rendszerben. pl: 0 – 3 hónap, 3 – 6 hónap, 6 – 12 hónap, 12 hónapnál régebb óta

Konfliktuskezelés

Ha feleknek nem sikerül megoldani a problémát, akkor a mentoruk felé fordulhatnak tanácsért, ha ő sem tud igazságot tenni, akkor a két fél mentora beszélheti meg az ügyet. Ha a központot is be kell vonni a konfliktus elintézésébe (azaz sem a tagok, sem a mentorok nem tudnak megegyezni), akkor ez büntetést von maga után mind a konfliktust okozó tagok számára, mind a mentorok számára. Ez súlyosabb esetben inaktívvá tétel is lehet.

Böngészés

Lehetőséget kell biztosítani a tag számára, hogy keresni tudjon a tagok között. Fontos, hogy itt csak azokat az adatokat láthatja, amelyeket a tag engedélyez a láthatósági profilban. (ha a bejelentkezett tag számára van profil definiálva az adott tag részéről, akkor az ott megadott adatokat láthatja, ha nincs, akkor az általános profilban definiált adatokat)

Tanítványok

Lehetőséget kell biztosítani, hogy a tag (mint mentor) figyelemmel tudja követni az általa behozott személyek tevékenységét. Ha sok probléma van a taggal, akkor a mentora „leveheti a kezét” róla, vagyis jelzi, hogy ő nem akar a továbbiakban a mentora lenni. Ebben az esetben szövegesen meg kell indokolni a véleményét.

www.telkes.net